Wie man ein Catering-Event kalkuliert

Die meisten Caterer kalkulieren nach Gefühl oder übernehmen die Zahl vom Vorjahr und schlagen etwas drauf. Das funktioniert so lange, bis sich Lebensmittel- oder Personalkosten ändern und die Marge verschwindet. Der bessere Weg ist, den Preis von den Kosten aus aufzubauen, damit jedes Angebot den Gewinn schützt, den Sie brauchen.

1. Beginnen Sie mit den Lebensmittelkosten pro Gast

Kalkulieren Sie das Menü auf Zutatenebene und teilen Sie dann durch die Gästezahl. Wenn die Zutaten für ein Gedeck-Dinner insgesamt $1.360 für 80 Gäste kosten, sind das $17 pro Gast an Lebensmittelkosten. Erst wenn Sie jedes Rezept auf Basis eines aktuellen Preisbuchs kalkulieren – statt zu schätzen – wird diese Zahl belastbar.

2. Wenden Sie Ihren angestrebten Wareneinsatz-Prozentsatz an

Lebensmittelkosten sollten ein Anteil am Menüpreis sein, nicht die ganze Geschichte. Die meisten Caterer streben einen Wareneinsatz von 28–35 %. Bei 30 % ergibt ein Lebensmittelkostenanteil von $17 einen Menüpreis von rund $57 pro Kopf ($17 ÷ 0,30) – bevor Sie irgendetwas Eventspezifisches hinzugefügt haben.

3. Personal, Mietartikel und Lieferung einrechnen

Fügen Sie die Kosten hinzu, die mit dem Event skalieren: Stunden für Küchen- und Servicepersonal, Mietartikel (Tische, Tischwäsche, Gläser), Lieferung und Aufbau. Teilen Sie diese durch die Gästezahl und addieren Sie sie zum Preis pro Kopf, oder listen Sie sie als separate Posten im Angebot auf.

4. Gemeinkosten und Gewinn abdecken

Ihr angestrebter Wareneinsatz-Prozentsatz lässt bereits Raum für Gemeinkosten und Gewinn – genau das ist der Sinn, den Preis von den Kosten aus aufzubauen, statt Lebensmittel einfach aufzuschlagen. Wenn Ihre Gemeinkosten hoch sind, verwenden Sie einen niedrigeren Zielprozentsatz (was den Preis erhöht).

5. Bar und Extras hinzufügen

Der Barservice wird oft separat kalkuliert: Schätzen Sie die Getränke pro Gast und Stunde, multiplizieren Sie mit Ihren Kosten pro Getränk, addieren Sie die Kosten für das Barpersonal und entscheiden Sie, ob es eine offene Bar ist, die Sie tragen, oder ein Posten, den der Kunde zahlt.

6. Die Marge vor dem Versand auf Plausibilität prüfen

Bevor das Angebot rausgeht, werfen Sie einen Blick auf die Gewinn- und Verlustrechnung des gesamten Events: Umsatz minus Lebensmittel, Personal, Mietartikel, Bedarfsmittel und Bar. Liegt die Marge unter Ihrem Ziel, passen Sie jetzt das Menü oder den Preis an – nicht erst, nachdem Sie sich verpflichtet haben.