Hvad er en Banquet Event Order (BEO)?

A Banquet Event Order (BEO) er hovedkøreplanen for et catret arrangement — ét samlet dokument, der fortæller køkken og serveringspersonale alt, hvad de skal bruge for at gennemføre det: tidsplan, menu, bar, bemanding, allergener og logistik. Det er referencen, alle tjekker på selve dagen.

Hvad en BEO skal indeholde

• Overblik over arrangementet — dato, antal gæster, serveringsstil, lokation og anledning.
• Tidsplan — indkørsel, gæsternes ankomst, servering og nedtagning.
• Menu — hver ret grupperet efter servering, nøjagtigt som den serveres.
• Bar & drikkevarer — serveringsstil, niveauer der tilbydes, og antal bartendere.
• Bemanding — holdet med roller, mødetider og timer.
• Allergier & kost — antal og specifikke gæstenoter, tydeligt fremhævet.
• Opstilling & logistik — adgang til lokationen, udlejningsudstyr, begrænsninger og instruktioner.

Hvorfor BEO'en betyder noget

Alt, hvad kunden har aftalt, ligger spredt i forskellige samtaler — e-mails, et tilbud, en telefonsamtale. BEO'en samler det ét sted, så teamet ikke behøver at gætte. En glemt allergi-note eller et forkert serveringstidspunkt er præcis den slags fejl, en god BEO forhindrer.

Generér den i stedet for at skrive den

Fordi en BEO blot er et overblik over arrangementet, kan den samles automatisk ud fra de detaljer, du allerede har registreret — briefen bliver til tidsplanen, de prissatte retter bliver til menuen, og bar-planen og personaletildelingen udfyldes af sig selv. I Savrsoft giver ét klik en komplet, opdateret BEO som PDF, og at generere den igen efter en ændring tager få sekunder.