Was ist ein Banquet Event Order (BEO)?

A Banquet Event Order (BEO) ist der zentrale Ablaufplan für eine Catering-Veranstaltung — ein einziges Dokument, das Küche und Service alles liefert, was sie zur Umsetzung brauchen: den Zeitplan, das Menü, die Bar, den Personaleinsatz, die Allergene und die Logistik. Es ist die Referenz, die am Veranstaltungstag jeder zur Hand nimmt.

Was auf einen BEO gehört

• Veranstaltungsübersicht — Datum, Gästezahl, Servicestil, Location und Anlass.
• Zeitplan — Anlieferung, Gästeankunft, Speisenservice und Abbauzeiten.
• Menü — jedes Gericht nach Gang geordnet, genau wie serviert.
• Bar & Getränke — Servicestil, angebotene Kategorien und Anzahl der Barkeeper.
• Personaleinsatz — das Team mit Rollen, Einsatzzeiten und Stunden.
• Allergien & Ernährung — Anzahl und konkrete Gästehinweise, klar sichtbar platziert.
• Aufbau & Logistik — Zugang zur Location, Mietartikel, Einschränkungen und Anweisungen.

Warum der BEO wichtig ist

Alles, worauf sich der Kunde geeinigt hat, steckt in verschiedenen Gesprächen — E-Mails, ein Angebot, ein Telefonat. Der BEO bringt all das an einem Ort zusammen, damit das Team nicht raten muss. Ein übersehener Allergiehinweis oder eine falsche Servicezeit ist genau die Art von Fehler, die ein guter BEO verhindert.

Erstellen statt Schreiben

Da ein BEO nur eine Ansicht der Veranstaltung ist, lässt er sich automatisch aus bereits erfassten Details zusammenstellen — das Briefing wird zum Zeitplan, die kalkulierten Gänge werden zum Menü, der Barplan und die Personaleinteilung füllen sich von selbst. In Savrsoft erzeugt ein Klick einen vollständigen, aktuellen BEO als PDF, und nach einer Änderung dauert die Neuerstellung nur Sekunden.