Qu'est-ce qu'un Banquet Event Order (BEO) ?

A Banquet Event Order (BEO) est la feuille de route maîtresse d'un événement traiteur — un document unique qui indique à votre cuisine et à votre personnel de salle tout ce qu'il faut pour exécuter l'événement : le planning, le menu, le bar, le personnel, les allergènes et la logistique. C'est la référence que tout le monde consulte le jour du service.

Que doit contenir un BEO

• Aperçu de l'événement — date, nombre d'invités, style de service, lieu et occasion.
• Planning — installation, arrivée des invités, horaires de service et de démontage.
• Menu — chaque plat regroupé par service, exactement comme il sera servi.
• Bar & boissons — style de service, formules proposées et nombre de barmans.
• Personnel — l'équipe avec les rôles, horaires de convocation et heures.
• Allergies & régimes — chiffres et notes spécifiques par invité, bien mises en avant.
• Installation & logistique — accès au lieu, locations, contraintes et instructions.

Pourquoi le BEO est essentiel

Tout ce que le client a validé se trouve dispersé dans différentes conversations — des e-mails, une proposition, un appel téléphonique. Le BEO rassemble tout cela en un seul endroit pour que l'équipe n'ait pas à deviner. Une note d'allergie oubliée ou un mauvais horaire de service, c'est exactement le genre d'erreur qu'un bon BEO évite.

Générez-le au lieu de l'écrire

Puisqu'un BEO n'est qu'une vue de l'événement, il peut être assemblé automatiquement à partir des informations déjà saisies — le brief devient le planning, les plats chiffrés deviennent le menu, le plan de bar et les affectations du personnel se remplissent d'eux-mêmes. Dans Savrsoft, un clic génère un BEO PDF complet et à jour, et le régénérer après une modification ne prend que quelques secondes.