Apa itu Banquet Event Order (BEO)?

A Banquet Event Order (BEO) adalah run sheet utama untuk sebuah acara katering — satu dokumen yang memberi tahu dapur dan tim front-of-house segala hal yang mereka butuhkan untuk menjalankan acara: timeline, menu, bar, staf, alergen, dan logistik. Inilah acuan yang dicek semua orang pada hari acara berlangsung.

Apa yang perlu disertakan dalam BEO

• Ringkasan acara — tanggal, jumlah tamu, gaya penyajian, venue, dan jenis acara.
• Timeline — waktu load-in, kedatangan tamu, penyajian makanan, dan pembongkaran.
• Menu — setiap hidangan dikelompokkan per courses, persis seperti yang disajikan.
• Bar & minuman — gaya penyajian, tingkatan yang ditawarkan, dan jumlah bartender.
• Staf — kru beserta peran, waktu panggilan, dan jam kerja.
• Alergi & kebutuhan diet — jumlah dan catatan khusus tamu, ditampilkan jelas di bagian utama.
• Setup & logistik — akses venue, sewa peralatan, batasan, dan instruksi.

Mengapa BEO itu penting

Semua yang disepakati klien tersebar di berbagai percakapan — email, proposal, panggilan telepon. BEO menyatukan semuanya dalam satu tempat sehingga tim tidak perlu menerka-nerka. Catatan alergi yang terlewat atau waktu penyajian yang salah adalah jenis kesalahan yang bisa dicegah oleh BEO yang baik.

Buat secara otomatis, bukan ditulis manual

Karena BEO pada dasarnya hanyalah tampilan dari sebuah acara, dokumen ini bisa disusun secara otomatis dari detail yang sudah Anda catat — brief menjadi timeline, courses yang sudah dihitung biayanya menjadi menu, rencana bar dan penugasan staf terisi dengan sendirinya. Di Savrsoft, satu klik menghasilkan BEO PDF yang lengkap dan terkini, dan membuat ulang setelah ada perubahan hanya perlu beberapa detik.