Che cos'è un Banquet Event Order (BEO)?

A Banquet Event Order (BEO) è il foglio guida principale per un evento catering — un unico documento che comunica a cucina e sala tutto ciò che serve per l'esecuzione: la timeline, il menu, il bar, il personale, gli allergeni e la logistica. È il riferimento che tutti consultano il giorno del servizio.

Cosa includere in un BEO

• Panoramica dell'evento — data, numero di ospiti, stile di servizio, location e occasione.
• Timeline — orari di carico, arrivo ospiti, servizio cibo e smontaggio.
• Menu — ogni piatto raggruppato per portata, esattamente come servito.
• Bar e bevande — stile di servizio, livelli offerti e numero di bartender.
• Personale — la squadra con ruoli, orari di chiamata e ore.
• Allergie e diete — numeri e note specifiche sugli ospiti, in primo piano.
• Allestimento e logistica — accesso alla location, noleggi, restrizioni e istruzioni.

Perché il BEO è importante

Tutto ciò su cui il cliente ha concordato vive in conversazioni diverse — email, una proposta, una telefonata. Il BEO riunisce tutto in un unico posto, così il team non deve indovinare. Una nota sulle allergie mancata o un orario di servizio sbagliato è proprio il tipo di errore che un buon BEO previene.

Generalo invece di scriverlo

Poiché un BEO è semplicemente una vista dell'evento, può essere assemblato automaticamente a partire dai dettagli già raccolti — il brief diventa la timeline, le portate con i relativi costi diventano il menu, il piano bar e le assegnazioni del personale si compilano da soli. In Savrsoft, un clic produce un BEO PDF completo e aggiornato, e rigenerarlo dopo una modifica richiede pochi secondi.