バンケットイベントオーダー(BEO)とは?

A バンケットイベントオーダー(BEO) とは、ケータリングイベントの実行に必要なすべてを厨房とフロントスタッフに伝える、いわばマスター進行表です。タイムライン、メニュー、バー、スタッフ配置、アレルギー情報、ロジスティクスまで、これ一枚に集約されます。サービス当日、誰もが確認する基準となるドキュメントです。

BEOに記載すべき項目

• イベント概要 — 日付、ゲスト数、サービススタイル、会場、開催目的。
• タイムライン — 搬入、ゲスト到着、フードサービス、撤収の各時間。
• メニュー — 提供順に、コースごとにまとめた全料理。
• バー&飲料 — サービススタイル、提供するグレード、バーテンダーの人数。
• スタッフ配置 — 役割、集合時間、勤務時間を含むスタッフ体制。
• アレルギー・食事制限 — 人数と具体的なゲストのメモを、目立つ形で。
• セットアップ・ロジスティクス — 会場アクセス、レンタル品、制約事項、指示内容。

BEOが重要な理由

クライアントと合意した内容は、メール、提案書、電話など、バラバラの場所に散らばっています。BEOはそれを一つにまとめることで、チームが推測に頼らずに済むようにします。アレルギー情報の見落としやサービス時間の誤りといったミスは、優れたBEOがあれば防げるものです。

作成するのではなく、自動生成する

BEOはイベントの内容をまとめたものにすぎないため、すでに入力済みの情報から自動で組み立てることができます。ブリーフがそのままタイムラインになり、原価計算済みのコースがメニューになり、バープランやスタッフ配置も自動で埋まります。Savrsoftなら、ワンクリックで完全かつ最新のBEO PDFが生成され、変更後の再生成も数秒で完了します。