Hoe je een cateringvoorstel schrijft

Wat elk cateringvoorstel moet bevatten

• Evenementgegevens — datum, tijd, locatie, aantal gasten en type bediening.
• Het menu — ingedeeld per gang, met eventuele keuzemogelijkheden voor de klant.
• Prijzen — een duidelijke prijs per persoon, plus aparte regels voor bar, verhuur, personeel en bezorging.
• Wat is inbegrepen — servicetijden, personeel, opbouw en afbraak, zodat er geen verrassingen zijn.
• Aanbetaling & voorwaarden — de aanbetaling om de datum vast te leggen, de vervaldatum van het resterende bedrag en je annuleringsbeleid.
• Een duidelijke vervolgstap — hoe de klant kan akkoord gaan en de aanbetaling kan voldoen.

Maak het makkelijk om ja te zeggen

Hoe sneller een klant kan goedkeuren, hoe meer boekingen je binnenhaalt. Een voorstel dat bestaat uit één deelbare link — leesbaar op een telefoon, met één klik goed te keuren en met de aanbetaling direct te voldoen — sluit veel beter dan een PDF-bijlage die geprint, ondertekend en gescand moet worden.

Prijs vanuit de werkelijke kostprijs

De meest gemaakte fout bij voorstellen is een mooie offerte die stiekem geld kost. Bouw de prijs op vanuit het gekostte menu zodat je je marge ziet terwijl je schrijft, en nooit een bedrag onder je doel verstuurt.

Zet het ja om in een factuur

Zodra de klant akkoord gaat, moet dat goedgekeurde menu en de prijs direct de factuur worden — zonder iets opnieuw te typen — en moet de aanbetaling al geregistreerd staan. Door voorstel, goedkeuring, aanbetaling en factuur als één geheel te bewaren, voorkom je dat details verloren gaan tussen offerte en rekening.