Wat is een Banquet Event Order (BEO)?

A Banquet Event Order (BEO) is het centrale draaiboek voor een catering-evenement — één document dat je keuken en front-of-house alles vertelt wat ze nodig hebben om uit te voeren: de tijdlijn, het menu, de bar, de bemanning, de allergenen en de logistiek. Het is het naslagwerk waar iedereen op de dag van het evenement naar kijkt.

Wat moet er op een BEO staan

• Overzicht van het evenement — datum, aantal gasten, servicestijl, locatie en gelegenheid.
• Tijdlijn — aan- en afvoer, aankomst van gasten, tijden van de maaltijdservice en afbraak.
• Menu — elk gerecht gegroepeerd per gang, precies zoals geserveerd.
• Bar & drankjes — servicestijl, aangeboden niveaus en aantal barmedewerkers.
• Bemanning — het team met functies, opkomsttijden en uren.
• Allergieën & dieetwensen — aantallen en specifieke opmerkingen van gasten, prominent vermeld.
• Opstelling & logistiek — toegang tot de locatie, verhuurmateriaal, beperkingen en instructies.

Waarom de BEO belangrijk is

Alles waarmee de klant heeft ingestemd, staat verspreid over verschillende gesprekken — e-mails, een voorstel, een telefoontje. De BEO brengt dit allemaal samen op één plek, zodat het team niet moet gokken. Een gemiste opmerking over een allergie of een verkeerde servicetijd is precies het soort fout dat een goede BEO voorkomt.

Genereer hem in plaats van hem te schrijven

Omdat een BEO eigenlijk gewoon een weergave is van het evenement, kan hij automatisch worden samengesteld uit gegevens die je al hebt vastgelegd — de briefing wordt de tijdlijn, de gecalculeerde gangen worden het menu, het barplan en de personeelsindeling vullen zichzelf in. In Savrsoft produceert één klik een complete, actuele BEO in PDF, en het opnieuw genereren na een wijziging duurt maar enkele seconden.